מחסור בעובדים במפעל אינו מתחיל ונגמר במספר המשרות הפנויות. לעיתים עובד אחד חסר בתחנת עבודה קריטית מספיק כדי להאט קו שלם, להגדיל שעות נוספות ולהשפיע על זמני האספקה. לכן גיוס עובדים למפעלים צריך להיות חלק מתכנון הייצור, ולא רק תגובה לעזיבה של עובד.
מתחילים במיפוי צווארי הבקבוק ולא בספירת תקנים
הטעות הנפוצה היא לחשב כמה עובדים חסרים מתוך מספר התקנים שאושרו. החישוב הזה מתעלם מהשאלה היכן העובדים נדרשים. בתחנה שמייצרת בקצב גבוה אך מזינה תחנות אחרות, היעדרות של מפעיל עלולה להשפיע על מחלקות נוספות; במשרה אחרת ניתן אולי לגשר זמנית באמצעות שינוי סדר העבודה.
מיפוי נכון כולל את שם התחנה, מספר העובדים הנדרש בכל משמרת, הכישורים הנחוצים להפעלתה, התפוקה הצפויה והזמן הדרוש להכשרת מחליף. חשוב לסמן גם תפקידים המצריכים הסמכה, רישיון או הכשרה בטיחותית. עובדים אינם ניתנים להחלפה ביניהם רק משום שתיאור התפקיד שלהם דומה.
שלוש שכבות של תכנון כוח אדם
מצבת בסיס: מספר העובדים שמאפשר להפעיל את המפעל בהיקף העבודה הרגיל, ללא תלות בשעות נוספות קבועות.
גיבוי תפעולי: עובדים בעלי הכשרה מתאימה המסוגלים לכסות חופשות, היעדרויות ותקלות קצרות. גיבוי אינו בהכרח תקן נוסף, ולעיתים הוא נוצר באמצעות הכשרה צולבת של צוות קיים.
קיבולת משתנה: פתרון לתקופות של גידול בהזמנות, עבודה עונתית או פרויקט חד-פעמי. שכבה זו מחייבת הבחנה בין עומס זמני לבין עלייה קבועה בביקוש, מפני שלכל אחד מהם מתאים מודל גיוס אחר.
כאשר שלוש השכבות מתוכננות בנפרד, ניתן להבחין בין מחסור אמיתי בכוח אדם לבין בעיה בסידור המשמרות או בחלוקת המטלות.
תיאור תפקיד שמבוסס על העבודה בפועל
מודעת דרושים כללית בנוסח "עובדי ייצור למפעל מוביל" אינה מתארת את תנאי העבודה. תיאור מקצועי צריך להבהיר מה העובד יעשה בשעה הראשונה למשמרת, האם העבודה פיזית או מול מכונה, אם קיימת הרמת משאות, האם נדרשת עמידה ממושכת, אילו משמרות קיימות ומהי סביבת העבודה מבחינת רעש, חום וציוד מגן.
ככל שהפער בין הציפייה של המועמד למציאות קטן יותר, כך ניתן לצמצם עזיבה מוקדמת הנובעת מחוסר התאמה. במקביל יש להפריד בין דרישות חובה, למשל הסמכה להפעלת כלי, לבין מיומנויות שאפשר לרכוש במסגרת חניכה.
מגדירים זמן איוש וזמן עד עצמאות
מעסיקים נוטים למדוד את משך הגיוס עד יום תחילת העבודה. במפעל זהו מדד חלקי בלבד. עובד חדש עשוי להזדקק למספר משמרות או שבועות כדי לבצע משימה באופן עצמאי ובטיחותי.
נכון לעקוב אחר שני מדדים נפרדים: זמן לאיוש משרה וזמן להגעה לתפקוד עצמאי. אם תהליך גיוס מתקצר אך ההכשרה אינה מספקת, המפעל עלול לשלם על כך בתקלות איכות, במאמץ של חונכים ובפגיעה בבטיחות.
אפשר לבנות תוכנית קליטה מדורגת: תדריך בטיחות, היכרות עם סביבת העבודה, ביצוע בהשגחה, בדיקת איכות ואישור עצמאות על פי אופי התפקיד. שלב העצמאות צריך להיקבע לפי יכולת מוכחת ולא רק לפי מספר ימי עבודה.
מתי צריך להרחיב גיוס ומתי דווקא לשנות תהליך?
לפני הגדלת מספר העובדים, מנהל הייצור יכול להשוות בין שלושה מקורות מידע: עומס הזמנות לאורך מספר שבועות, שעות נוספות לפי תחנה ושיעור השבתות או עיכובים מסיבות שאינן קשורות לכוח אדם. אם תפוקת הקו נבלמת בעיקר בגלל תקלות מכונה או חוסר בחומרי גלם, תוספת עובדים לא בהכרח תפתור את הבעיה.
לעומת זאת, כאשר עובדים מיומנים מפוצלים באופן קבוע בין כמה עמדות, והזמנות מתעכבות בזמן שהמכונות זמינות, ייתכן שמדובר בצורך אמיתי בתגבור.
המדדים שכדאי לבחון מדי חודש
שיעור המשרות הפתוחות לפי מחלקה ומשמרת, ולא רק ברמת המפעל כולו.
שיעור עזיבה ב-30 וב-90 הימים הראשונים, עם הבחנה בין סיבות העזיבה.
שעות נוספות ושימוש במחליפים ביחס להיקף ההזמנות.
זמן הכשרה עד לביצוע עצמאי ומספר העובדים המוכשרים לכל תחנה קריטית.
תפוקה, איכות ואירועי בטיחות בתקופות של איוש חסר.
סיכום
גיוס עובדים למפעלים הוא פעולה תפעולית שמחייבת שיתוף פעולה בין הייצור, משאבי האנוש, הבטיחות וההנהלה. ככל שתהליך הגיוס נשען על נתוני תחנות העבודה, זמני הכשרה ותחזית הזמנות, כך אפשר להגדיר בצורה מדויקת יותר את מספר העובדים ואת סוג הכישורים הנדרשים, בלי להניח שכל חוסר בכוח אדם נפתר באמצעות פרסום משרה נוספת.